10 forhandlingstips
Følgende 10 forhandlingstips er en serie af opslag bragt på LinkedIn i maj 2020. Du kan finde dem og kommentarer dertil på LinkedIn ved at søge på #forhandlingstips. Her er du også velkommen til at dele dine tanker om de enkelte tips.
Du skal ved læsning være opmærksom på, at der er tale om tips indenfor forhandling generelt, og det er derfor ikke rettet direkte mod socialfaglig forhandling. Ligeså skal du være varsom med at oversætte forhandling direkte til socialfaglig forhandling, idet der i en socialfaglig kontekst er andre hensyn og opmærksomhedspunkter, du ligeledes skal medtage, herunder det altoverskyggende hensyntagen til borgeren.
Forhandlingstips nr. 1: Kontekst er konge
Lad mig først genspille situationen for dig: Jeg kommer ind ad døren til en forhandling - det starter helt fint. Vi hilser pænt, lidt small talk om vejr og trafik og vi sætter os ved kaffe-forhandlingsbordet. Stemningen er god. Vi starter efter en forventningsafstemning med at tale om hvordan pågældende borger trives pt. Mødet går fint, tænker jeg.
Indtil jeg stiller spørgsmålet: "Hvis du skulle fortælle mig om en normal dag hos X, hvordan forløber den så typisk?" Her tog samtalen en drejning. Forhandlingspartneren ville ikke svare på spørgsmålet og gav tydeligt udtryk for at være utilfreds med kommunen (som jeg var til forhandlingen sammen med), fordi der lå en ubehandlet ansøgning om takststigning. Det vil sige - den var indgivet til en tidligere rådgiver men ikke journaliseret. Vi havde derfor en helt forskellig indgang til, hvad mødet skulle dreje sig om! Det var ikke kommet frem i forventningsafstemningen, fordi jeg ikke havde spurgt, om de havde noget specifikt, de gerne ville omkring i dag. Vi sad grundlæggende til to forskellige møder, trods vi sad i samme rum. Kontekst er konge i socialfaglig forhandling! Spørg derfor altid din forhandlingspartner om, hvad deres kontekst er.
Forhandlingstips nr. 2: Ikke alle kan lide dig
Det er bare rarest, når andre kan lide én. Det giver sådan en god følelse i hele kroppen. Men hvis du ikke kan gå på kompromis med det i en forhandling, så er det næsten dømt til at være frugtesløst. Forhandling er ikke en popularitetskonkurrence.
Måske kender du til teorien om Power Of Persuasion, hvor du ved hjælp af seks kerneelementer kan øge sandsynligheden betragteligt for, at andre lader sig overtale af dig. Her er en af kerneelementerne, at andre kan lide dig. Altså er der større chance for, at du kan overtale nogen til noget i en forhandling, eksempelvis at acceptere et resultat af forhandlingen, hvis de kan lide dig.
Hvis du i en forhandling har dette fokus, så er det naturligvis fint at være optaget af, om andre kan lide dig. Men skal du være en effektiv forhandler, så skal du også være villig til at acceptere, at nogle gange kan andre bare ikke lide dig. Måske fordi du minder om en, de ellers kender, eller fordi du stiller nogle krav, de ikke bryder sig om.
Kunsten er at være sympatisk og samtidig acceptere, at det kan være en præmis i forhandlingen, at forhandlingspartneren bare ikke kan lide dig.
Forhandlingstips nr. 3: Lav en dagsorden - og hold dig til den
Det lyder kendeligt og stift! Dagsordener kan være en hæmsko for, at vi kan tale om alt det relevante, vi bliver optaget undervejs i et forhandlingsmøde. Kan vi ikke bare aftale, hvad vi skal mødes om, og så tage den derfra?
Jo, det kan du godt. Det lyder også rart. Men det er ikke givtigt, hvis du gerne vil både bruge din og din forhandlingspartners tid mest hensigtsmæssigt, og hvis du gerne vil øge sandsynligheden for, at det ikke er nødvendigt med et nyt møde.
En dagsorden er et værktøj til forventningsafstemning. Vi kan bruge det til at sikre os, at vi begge får indfriet vores forventninger til mødet. Derfor er det også vigtigt, at vi faktisk holder os til dagsordenen, når vi først har aftalt den - for uopfyldte forventninger kan være kilde til megen frustration.
Når dagsordenen skal laves, er det en god idé, at den ene forhandlingspart kommer med et udspil. Men kun et udspil - ikke en låst plan. Hvis vi skal betragte hinanden som forhandlingspartnere og ikke modparter, skal vi lave den endelige dagsorden i fællesskab.
Forhandlingstips nr. 4: Spørgsmål, man ikke kan svare på, giver en følelse af inkompetence
Du har nok oplevet at stille et spørgsmål, som du ikke får svar på. Enten er din forhandlingspartner helt blank, eller også svares der i en helt anden retning end intenderet. En naturlig reaktion er at stille spørgsmålet igen, måske i en anden variant. Er svaret på spørgsmålet essentielt for, at I kan komme videre i forhandlingen, stiller du det måske flere gange. Dét er ikke en god idé.
Det er ikke en rar følelse at blive stillet et spørgsmål, som man ikke kan svare på. Slet ikke det samme spørgsmål i flere varianter, hvis man godt ved, at man ikke har svaret. Ved forhandlinger i en arbejdssammenhæng giver det en følelse af inkompetence ikke at have et svar. Når du stiller spørgsmålet flere gange, øger det presset for en svar.
Der er derfor en overhængende risiko for, at der kommer et udbrud fodret med følelsesmæssigt brændstof, hvis presset stiger - og inkompetence er en højeksplosiv følelse. Reaktionen kan være på en bred skala fra total stilhed til højlydte beskyldninger.
Hvis du ikke får svar på dit spørgsmål, så forsøg én gang mere i en anden variant. Men stil aldrig det samme spørgsmål mere end to gange.
Forhandlingstips nr. 5: Jeg ved bedst
Nogle gange har du helt ret. Du ved faktisk bedst. Og andre gange - ja, der gør du desværre ikke. Det kræver en vis portion ydmyghed ikke at falde i denne fælde i forhandlinger. Men hvis du faktisk formår at være oprigtigt nysgerrig på andres meninger og ønsker, så kan du komme langt i en forhandling. Det bygger nemlig tillid.
Vi vil (som oftest) gerne samarbejde med mennesker, vi har tillid til. Netop tillid er kerneelementet i forhandlinger, hvor vi ikke ønsker at komme i konflikt men derimod ønsker i fællesskab at arbejde på en fælles løsning, vi alle kan acceptere velvilligt.
Derfor: Hold fast i nysgerrigheden. Verden ser faktisk anderledes ud fra din forhandlingspartners side af bordet. Og fra den vinkel, der ved du ikke nødvendigvis bedst.
Forhandlingstips nr. 6: Kropssproget vejleder (og forråder) dig
Jeg tog fejl. Fuldstændig fejl. Jeg var skråsikker på, at min forhandlingspartner til et forhandlingsmøde var veltilpas. Hun sad med åbne arme, et smil på læben, ind til bordet, øjenkontakt, bevægede armene i et naturligt flow. Hendes krop kommunikerede til mig, at hun var helt med på forhandlingen. Lige indtil jeg fik stillet et spørgsmål, der burde være ufarligt. Det var det så ikke!
Med sin krop havde hun vist mig, at hun var veltilpas. Men det var et skalkeskjul, for lige nedenunder lurede stor frustration, viste det sig. Jeg stod model til en ordentlig tilsvining. Det kom fuldstændig bag på mig, fordi jeg havde aflæst hende til at være et helt andet sted mentalt.
Det er en gammel slager - du har sikkert hørt nogen sige det før. Kropssprog er afgørende i kommunikation. Derfor kan kropssproget vejlede dig i en forhandling, men det kan også forråde dig. Det er nemlig ikke helt så simpelt, som det lyder, at tolke kropssprog. Det kræver øvelse, og så kræver det en vis portion ydmyghed overfor, at forskellige menneskers kroppe kommunikerer forskelligt. Nogen mennesker kan kommunikere mere bevidst med deres krop end andre, og derfor få dig til at aflæse dig på den måde, de ønsker.
Forhandlingstips nr. 7: Spørgeteknik er dit ansvar
Du kan spørge om hvad som helst i en forhandling, hvis bare du gør det rigtigt. I #forhandlingstips nr. 4 sagde jeg, at spørgsmål ikke skal gentages mere end to gange. Derfor er det afgørende, at du formår at stille spørgsmål - at du behersker spørgeteknik.
Det er nemlig ikke lige meget, hvordan du spørger. Din blotte måde at stille spørgsmål på kan afføde mere eller mindre ønskværdige reaktioner, eller dit spørgsmål bliver måske helt misforstået og svaret har en uforudset vinkel.
Du har sikkert hørt nogen sige, at det er modtageren, der bestemmer budskabet. Hvis vi tager det for gode varer, så er det også modtageren af spørgsmålet, der bestemmer, hvad du spurgte om.
Den gode forhandler kan derfor tilpasse sine spørgsmål til konteksten - og hun/han tager ansvaret for sin spørgeteknik. Kun sådan får du de svar, processen har brug for for at kunne komme videre, og du underbygger samtidig det gode samarbejde. Forhandling veludført er et samarbejde og ikke en kamp.
Forhandlingstips nr. 8: Kend dit alternativ
Det er nemt nok at komme med en trussel i en forhandling. "For ellers…" Underforstået: Hvis ikke de vil acceptere mit forslag i forhandlingen, så gør jeg bare noget andet.
Men det kræver, at du ved, hvad ´det andet´ faktisk er! Derfor skal du forud for enhver forhandling altid vide, hvad dit alternativ er. At komme med en tom trussel underminerer to meget vigtige elementer. Det sætter en bremse for samarbejdet og erstatter det med en potentiel konflikt, og det ødelægger tilliden til det, du siger.
Derfor skal du overveje, hvad dit alternativ egentlig består i. Hvis ikke det lykkes at opnå en tilfredsstillende aftale til denne forhandling, hvilke muligheder har du så? Her skal du overveje, om der er nogle restriktioner for dine handlemuligheder. Det kan eksempelvis være lovgivningen eller vilkår i en eventuel forudgående kontrakt.
Måske kender du teorien om BATNA (Best Alternative To Negotiated Agreement), der er en teoretisering over, hvem der er den stærkeste i en forhandling. Ifølge teorien er det den part, der har det bedste alternativ og først er villig til at bruge sit alternativ. Det vender vi tilbage til i morgen i det næste forhandlingstip.
Forhandlingstips nr. 9: Vær villig til at tage konsekvensen
Der er altid en konsekvens ved forhandlinger. Måske er konsekvensen, at du kun får noget af det, du havde som mål med forhandlingen. Måske er konsekvensen, at der ikke kan opnås en aftale overhovedet. Måske har I en forudgående kontrakt, det ikke lykkes at aftale en ændring i. Uanset hvad, så er der en konsekvens.
Forhandlingstip 8 drejede sig om, at kende sit alternativ. Hvis du kender dit alternativ, så står du også stærkere i forhandlingen. Men hvis du ikke er villig til at tage konsekvensen og faktisk benytte alternativet, så er din styrke væsentligt reduceret.
I går introducerede jeg teorien om BATNA. Den stærkeste part er den, der kender sit alternativ og er villig til at bruge det. Denne sidste del er netop afgørende, hvis du gerne vil udgøre den stærkeste part i forhandlingen. Her forstås den stærkeste part som den, der går fra forhandlingen med mest muligt af det, der gavner vedkommende.
Skal du bruge dit alternativ til at give dig styrke, så skal du også skal du derfor være villig til faktisk at tage konsekvensen.
Forhandlingstips nr. 10: Du vækker følelser i andre
Afsky, forargelse, glæde, forventning, overraskelse… Følelserne er mange, når det drejer sig om forhandling. Her er blot nævnt eksempler - men der er langt flere følelser i spil. Fælles for alle følelserne er, at du kan vække dem i din forhandlingspartner mere eller mindre bevidst.
Nogen siger, at følelsesmæssige reaktioner er uhensigtsmæssige i forhandlinger. Fornuft og følelser bliver set som modsætninger, og vi skal helst bruge fornuften, når vi skal forhandle. Men jeg er ikke enig. Følelser kan være et aktivt forhandlingsværktøj, hvis bare du ved, hvordan du kan bruge dem aktivt.
Positive følelser vil instinktivt få din forhandlingspartner til at synes bedre om dig og derfor have mere tillid til dig. Som du sikkert har læst i de foregående 9 #forhandlingstips, er tillid en væsentlig faktor i forhandlingen. Mistillid vil nemlig gøre forhandlingen til en konflikt, og i en konflikt får alle parter mindre af det, de gerne vil have.
Samtidig skal du vide, at andre folk altid har en mening om dig. Du kan ikke undgå at vække følelser i andre. Positive såvel som negative. Men med den rette bevidsthed om, hvordan du påvirker andre, så kan det virke positivt.
