Når effektivitet og faglighed skal gå hånd i hånd

Når effektivitet og faglighed skal gå hånd i hånd

06.06.2019

Af Anne Brorson

Publiceret d. 13. September 2017

Effektivisering, optimering, kosteffektiv drift… Du hører sikkert disse ord i flæng, og fælles for dem alle er, at ledere skal få mest muligt ud af de ressourcer, de får stillet til rådighed. Aller helst skal vi kunne yde mere for lavere omkostninger, både i privat og offentligt regi.
Særligt kompliceret bliver det, når du som leder på et socialt tilbud producerer trivsel og udvikling – kan driftsoptimering og faglighed gå hånd i hånd på sociale tilbud?

KLs konsulentvirksomhed, KLK, har sammen med Deloitte foretaget en undersøgelse af en mere effektiv drift af botilbud og peger på tre tilgange, hvormed der kan opnås en mere effektiv drift. Disse er:

  • Målrettet arbejde med dokumentation og arbejdets tilrettelæggelse
  • Målrettet arbejde med fællesfunktioner på tværs af tilbud
  • Målrettet arbejde med ressourcestyring på tværs af tilbud

Sammen med disse anbefalinger gives en række eksempler på tiltag, der har været foretaget på private og offentlige tilbud for at effektivisere driften. Dette er blandt andet etablering af fælles ledelse på kommunale botilbud, reducering af omfanget af daglig dokumentation og mindre tidsforbrug ved overlap mellem vagter.

De oplistede tiltag og gode eksempler giver dog ingen indikation af, hvordan tiltagene er lykkes udover den økonomiske gevinst. Eksempelvis kan det tænkes, at et tiltag for kortere personalemøder vil kunne afstedkomme en dårligere og mindre koordineret pædagogisk indsats for borgeren. Eller at tættere sygeopfølgninger giver dårligere arbejdsmiljø og et pres for medarbejderne til at møde syge på arbejde.

Skal du som leder lykkes med at have en effektiv drift samtidig med en høj grad af både faglighed og trivsel, er det derfor ikke nok at fokusere på de 3 identificerede effektivitetsdrivere. Men fortvivl ikke! Den gode nyhed er, at det ér muligt at lykkes med denne ledelsesmæssige udfordring.

Her er 6 gode råd til at lede succesfuldt, med plus på de økonomiske og faglige bundlinje

  1. Antag at alle medarbejdere yder deres bedste
    Det er meget sjældent, at nogen går på arbejde hver dag bare for at ødelægge noget for andre. Derfor skal din ledelsesmæssige indstilling være, at alle dine medarbejdere yder deres bedste hver dag. Derfor skyldes ineffektive arbejdsgange ikke ond vilje eller sløseri, men det er i stedet et udtryk for vaner og reelle antagelser om, at dette er den bedste måde at gøre tingene på. 
  2. Italesæt og arbejd med hvad den gode faglighed er
    Mange medarbejdere indenfor det sociale område brænder for at støtte og udvikle andre mennesker. Det er derfor et projekt, som man aldrig kan komme helt i mål med. Din opgave som leder er derfor at italesætte, hvornår medarbejderne faktisk yder 100% faglighed, så de ikke skal presses af at ønske at yde 150 %. Som leder kan du opsætte tydelige rammer for, hvornår medarbejderne leverer den gode faglighed. Derfor kan du også sætte de faglige mål under hensyntagen til den økonomiske ramme og opnå en mere hensigtsmæssig disponering af, hvornår medarbejderne når i mål uden urealistiske idealer.
  3. Effektiv drift kræver god forandringsledelse
    Når et socialt tilbud drives effektivt, giver det mere fokus på kerneopgaven, fordi medarbejderne kan bruge deres energi på borgerne i stedet for at fokusere på økonomisk underskud, besparelsestiltag, højt sygefravær mv. 
    Når du har identificeret effektiviseringspotentialet, skal du derfor være en fokuseret forandringsleder, hvis effektiviseringen skal gennemføres konstruktivt og ikke blot blive til frustration for både medarbejdere og de borgere, som tilbuddet servicerer. Dette kræver en forberedt og velgennemført proces, hvor medarbejderne inddrages og forandringsmodstand bruges konstruktivt. Du skal dog ikke være så velforberedt, at du ikke er i stand til at tilpasse processen, hvis virkeligheden ikke er som forudset.
  4. Prioriter: Ikke alle effektiviseringer er ønskværdige
    Som leder skal du kende det sociale tilbud godt nok til at vide, hvornår en effektivisering vil skade fagligheden på både kort og lang sigt. Når du identificerer effektiviseringspotentialer, skal du derfor altid holde dette op imod fagligheden – og hvis tiltaget truer fagligheden, skal du prioritere fagligheden. Dette sender også et stærkt signal til medarbejdere, borgere og pårørende om, at du prioriterer andet end økonomi, hvilket vil styrke tilliden til dit lederskab.
  5. Dit fokus sætter tonen for dine medarbejderes fokus
    Narrativer, spejlneuroner, kultur, autoritet – der findes mange teorier om og årsager til, at din ledelse smitter af på dine medarbejdere. Derfor skal du være bevidst om, hvordan du italesætter effektiviseringer som en hjælp til faglighed og ikke som endnu en træls pligt, der måske endda er blevet presset ned ovenfra. Det du fokuserer på, vil dine medarbejdere også have fokus på. 
  6. Vær nysgerrig på gode erfaringer
    Der findes gode og mindre forandringspotentialer gemt i gode erfaringer. Både de erfaringer I allerede har på jeres sociale tilbud, men også gode erfaringer gjort andre steder. Derfor skal du løbende være nysgerrig på og indsamle gode idéer til bedre og mere effektive arbejdsgange. Her gælder det også om at være ydmyg overfor, at du måske ikke nødvendigvis besidder alle de gode idéer selv, og derfor kan dine medarbejdere eller andre i branchen ligge inde med værdifuld viden til, hvordan fagligheden kan holdes i højsæde i en effektiv drift. Det gælder om at indsamle såkaldt ”bedst practice”.