Spot potentialet for optimering

Spot potentialet for optimering

27.05.2019

Af Anne Brorson

Mange sociale institutioner har udfordringer med økonomien. Måske har budgettet svært ved at matche hverdagens behov, eller der skal realiseres besparelser. Det kan være en stor udfordring for enhver leder, og det er særligt vanskeligt, når det handler om tilbud til mennesker med særlige behov i form af fx handicap, psykiatri, misbrug eller socialt udsatte.

De fleste af os bryder os ikke om at få sat spot på, at vi kunne gøre tingene anderledes. Vi gør vores bedste og yder en stor indsats, og derfor kan det være ubehageligt, hvis det alligevel ikke løser de driftsmæssige udfordringer.

Hvis du har ambitioner om at spotte potentialet for optimering i et socialt tilbud, vil den første udfordring være at indse, at noget kan gøres anderledes og bedre, end det gøres nu. Det første trin er derfor en bevågenhed hos dig på netop det, at der eksisterer et optimeringspotentiale.

Ressourceforbrug

På sociale institutioner benyttes almindeligvis 85-95% af omsætningen på personalelønninger. Det er en stor post, og derfor vil det også være her, der kan findes et økonomisk potentiale.

En analyse af ressourceforbruget er derfor et stort skridt i retning af optimering, og her skal der dannes et overblik over vagtsammensætninger, fagligheder, mødeforbrug, timer afsat til særlige opgaver, vikarforbrug, lokalaftaler, ansættelseskvoter mv.

At lave en sådan analyse af ressourceforbruget kræver en sans for detalje og en struktureret gennemgang. Det vil derfor fordre en tidsmæssig investering fra ledere, især hvis ledelsen er delt over flere afdelinger og derfor ikke er inddraget i en sådan detaljegrad i hverdagen.

Skal ledelsen spotte potentialet for optimering, er en analyse af ressourceforbruget en nødvendighed. Dette kan med fordel gøres med en medarbejderinddragelse, således medarbejderne inddrages i processen og kan komme med egne forslag til optimeringer. Ofte sidder medarbejderne inde med en stor viden, der kan anvendes i analysen. At inddrage medarbejdere i processen vil også skabe grobund for en accept, når optimeringspotentialet skal indløses, en såkaldt fair proces.

Arbejdsgange og organisering

Som en del af at spotte et optimeringspotentiale er det afgørende at se på både arbejdsgange og organisering. Gennemgå derfor arbejdsgangene minutiøst og se, om noget kan gøres smartere. Kan der fx spares 15 min pr. vagt ved at gøre noget anderledes, bliver dette til et betydeligt timeantal på årsbasis.

En evaluering af organiseringen kræver en organisatorisk forståelse af det sociale tilbuds kontekst. Der er derfor stor forskel på, om der er tale om selvejende tilbud eller fondsejet, kommunale eller noget helt fjerde.

Organiseringen kan rumme et potentiale for optimering i eksempelvis sammentænkning af ledelse, færre ledelseslag, fælles vikarer, fælles vagtplanlægning mv. Her skal tilbudsledere formentlig inddrage øvre ledelseslag, inden en sådan beslutning kan træffes, men et input til en ændret organisering med optimeringsmuligheder til følge vil næppe blive negativt modtaget i organisationen – med mindre selvfølgelig du foreslår at fjerne netop det ledelseslag, som du pitcher idéen til. 

Forsvarlighed

Det er uhyre vigtigt i en analyse af ressourceforbrug at være opmærksom på den etiske forsvarlighed i institutionens praksis. Der kan derfor ikke ændres uhæmmet i personalelønninger, arbejdsgange, organisering mv. Dette er en fælde, som nogle institutioner er faldet i.

Det skal være en skarp afvejning af ressourcer i forhold til borgerens behov, indenfor den økonomiske rammes muligheder.